Uitleg
Wanneer je de gast zelf de mogelijkheid wilt geven om de reservering te beheren en/of de reservering te laten annuleren, is dat mogelijk door middel van e-mailsjablonen.
In de e-mailsjablonen zijn placeholders beschikbaar die dynamische teksten of knoppen toevoegen aan een specifieke e-mail.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de “reservering beheren” en “reservering annuleren” knoppen in stelt.
Aanzetten van gastannuleringen
Stap 1
Navigeer via het linker-menu naar [Bedrijf → Locaties]
Stap 2
Klik op de betreffende locatie om de instellingen daarvan te openen
Stap 3
Klik op het tabblad “Gastenportaal”
Stap 4
Vink “gastannuleringen” toestaan aan. Optioneel heb je de mogelijkheid om het aantal uren van tevoren aan te geven tot wanneer de gast de mogelijkheid heeft om zelf de reservering te annuleren.
Indien het veld leeg is, wordt standaard de dag van de reservering zelf gehanteerd als niet mogelijk voor annulering.
Stap 5
Vink “automatische terugbetalingen bij annulering door gast” aan indien het wenselijk is dat eventuele aanbetalingen direct via de betaalprovider worden geretourneerd.
Hier zit verder geen conditie aan verbonden los van de bestaande instelbare drempel.
Het systeem hanteert in dit geval simpelweg dat wanneer de gast mag annuleren, ook het bedrag geretourneerd mag worden.
Stap 6
Klik hier om verder te lezen over het aanzetten van interne e-mail notificaties wanneer een gast zelf een reservering annuleert
E-mailsjablonen instellen
Stap 1
Navigeer via het linker-menu naar [Bedrijf → Sjablonen → E-mail]
Stap 2
Open het betreffende e-mail sjabloon door er op te klikken, of maak een nieuw e-mailsjabloon aan indien er nog geen bestaat.
Stap 3
Klap de betreffende e-mail open en klik linksboven op de “placeholder” knop om alle mogelijke placeholders te openen.
Stap 4
Scroll helemaal naar beneden. Je ziet daar zoals in het voorbeeld hieronder de placeholders “beheer reservering knop” en “annuleer reservering knop”.
Klik op de gekozen placeholder(s) om deze toe te voegen aan de e-mail. De placeholder zal automatisch geplaatst worden waar de cursor voor het laatst neer is gezet.
De “reservering annuleren” knop verwijst direct naar de annuleer pagina waar de gast de annulering moet bevestigen.
De “reservering beheren” knop verwijst naar een pagina met een overzicht van de reservering waarop de gast de contactgegevens aan kan passen en ook een knop voor het annuleren heeft.
Stap 5
Voeg de e-mail “Gastannulering” toe aan het e-mailsjabloon. Dit veldt staat boven de lijst van alle e-mails.
De gastannulering mail betreft een bevestiging naar de gast toe wanneer ze zelf hun reservering geannuleerd hebben.
Stap 6
Stel de gewenste tekst in voor de gastannulering mail.
Als een gast een aanbetaling heeft gedaan of nog een bedrag verschuldigd is, kun je dit vermelden in de tekst van de annuleringsbevestiging. Deze tekst kan eenvoudig worden aangepast via de e-mailsjablonen. Let er echter op dat deze tekst altijd hetzelfde zal zijn, ongeacht of de gast wel- of niet een aanbetaling heeft gedaan.
Stap 7
Scroll helemaal naar beneden en klik op “Bijwerken” om de wijzigingen aan het e-mailsjabloon op te slaan
