Uitleg
Natuurlijk kan je iedere reservering inzien en waar nodig bewerken of aanvullen met gegevens. Dit gebeurt allemaal vanuit het onderdeel “Reserveringen”.
In dit artikel leggen we de mogelijkheden uit binnen dit gedeelte van de reservering.
Voorbeeld
Hoe werkt het?
Stap 1
Navigeer binnen de back-office via het linker-menu naar [Reserveringen → Reserveringen] of naar [Planbord].
Stap 2
Op beide van de bovenstaande pagina’s is het mogelijk om de “bewerk” modus van een reservering te openen.
Reserveringen lijst
Ga met je muis over het reserveringsblok heen. Er verschijnen vervolgens een aantal blauwe iconen aan de rechter zijde. Klik op het bewerk icoon.
Planbord
Klik eerst op een reservering binnen het planbord. Ga vervolgens met je muis over de reserveringsdetails heen. Je ziet nu een aantal blauwe iconen verschijnen rechtsboven in het scherm. Klik op het bewerk icoon.
Stap 3
Met de bovenstaande twee stappen zit je in de “bewerk-modus” van een bestaande reservering. Alle stappen hieronder zijn van toepassing op zowel bestaande- als nieuwe reserveringen.
Indien een bestaande reservering niet van toepassing is, maak dan een nieuwe reservering aan.
Gastinformatie
Activiteiten
Artikelen
Kortingen
Betalingen
Gastinformatie
Het eerste scherm wat je ziet geeft direct informatie over de gast, reserveringstatus en de gekoppelde locatie. Vanuit dit scherm kun je diverse handelen doen of informatie zien.
1) Dit onderdeel geeft direct het reserveringsnummer en de naam van de gast weer. Wanneer je met je muis over de reservering heen gaat, komen er iconen die nog meer informatie over de gast en de specifieke logs van deze reservering.
2) Je ziet er hier een aantal iconen staan. Hier worden bijvoorbeeld de opmerkingen van de gast, een samenvatting van de reservering, het logboek van gebeurtenissen en het journaal van alle wijzigingen getoond zodra je met je muis over het icoon heen gaat.
3) Vanuit dit onderdeel schakel je eenvoudig tussen diverse informatie. Door de klikken op het tabblad naar keuze kom je uit bij nieuwe schermen.
4) Hier komen de invoervelden en bewerkingsvelden. In het geval van het eerste tabblad zijn dit de gastgegevens. Door deze gegevens te bewerken kun je hier wijzigingen in aanbrengen.
5) Deze actieknoppen geven je de mogelijkheid om de wijzigingen door te voeren en in het geval van “Bijwerken en mailen” krijgt de gast opnieuw een reserveringsbevestiging toegestuurd.
6) Dit onderdeel geeft aan aan welke locatie de reservering is gekoppeld en wat de huidige status is. Indien je de rechten hebt mag je deze hier wijzigen.
7) Geeft weer wanneer de reservering is geplaatst in minuten, uren en dagen.
8) Deze iconen zijn niet direct zichtbaar maar zodra je met de muis in de buurt komt wel. Hier zit namelijk je actie menu. Vanuit het actie menu krijg je meer mogelijkheden bij deze reservering. Lees hier meer over in stap 4.
Activiteiten
Hier kan je met volledige flexibiliteit een reservering samenstellen door middel van arrangementen, één enkele losse activiteit of een combinatie van losse activiteiten.
1) Per activiteit zijn de tijdinstelling in te stellen. Alle data en mogelijkheden inclusief de tijdsduur zijn zoals ze zijn ingesteld voor iedere activiteit. Op basis van de rollen kan hier vanaf geweken worden.
2) Het personen aantal is gelijk aan de instellingen dus op de manier van invullen. In het geval van meerder activiteiten zal het systeem automatisch de persoon aantallen overnemen naar iedere activiteit maar er kan per activiteit wel afgeweken van worden.
3) Het systeem geeft alle beschikbare units weer op basis van alle reserveringen. Daarnaast geeft het systeem feedback over de selectie van de voorkeurinstellingen en het aantal units dat gekozen dient te worden.
4) Via optiegroepen kun je eenvoudig bestaande optiegroepen toevoegen. Indien een optiegroep al aan de activiteit hangt komt deze al naar voren.
5) Dit geeft een overzicht van de gekozen activiteit in een samenvatting. Dit is ook zichtbaar wanneer het venster is ingeklapt.
6) Units vast zetten voor een reservering. Lees hier meer over.
7) Automatisch de eerste primaire unit voorkeur volgens het systeem overnemen indien unit combinatie afwijkt van voorkeur of unit combinatie ongeldig is. Lees hier meer over.
8) De lijst van systeemvoorkeuren voor de unit combinaties openen. De beschreven knop in nummer “7” hierboven neemt dus altijd de bovenste over.
9) Activiteitsopties toevoegen aan een activiteit. Lees hier meer over opties.
10) Indien je een reservering voor een arrangement wilt maken, selecteer in dit drop-down menu het betreffende arrangement. Alle activiteiten zullen vervolgens automatisch in het formulier geïmporteerd worden.
11) Een herhaal reservering maken van de huidige opzet. Lees hier meer over.
12) Door op deze knop te drukken voeg je een “regel” toe waarin het mogelijk is om een losse activiteit te kiezen. Het is ook mogelijk om meerdere activiteiten toe te voegen om een soort “op maat gemaakt” arrangement te configureren die niet officieel als arrangement beschikbaar is.
Artikelen
Let op! Voor deze functionaliteit moet je in het bezit zijn van de “Artikelen & Afrekenen” module.
Neem contact op met support@nostium.com voor de mogelijkheden.
Klik hier om meer te lezen over artikelen en hoe deze aangemaakt worden in de back-office.
Klik hier voor uitleg hoe artikelen aan een reservering worden toegevoegd.
Kortingen
Let op! Voor deze functionaliteit moet je in het bezit zijn van de “Kortingen & Vouchers” module.
Neem contact op met support@nostium.com voor de mogelijkheden.
Klik hier voor uitleg hoe kortingscodes ingewisseld kunnen worden via de back-office.
Betalingen
Hier vind je een overzicht van alle betalingen en heb je ook de mogelijkheid om zelf betalingen handmatig toe te voegen. Lees hier ook het artikel voor betalingen toevoegen.
1) Vanuit hier kun je direct betalingen toevoegen op basis de gekozen betaalmethode.
In het geval van “op rekening” en “kassa” zal direct het volledige bedrag voldaan worden. Je kunt maximaal het bedrag voldoen dat nog openstaat.
2) In geval van contant, pin of bankoverschrijving betaalmethodes kan je een lager bedrag dan het totaal te betalen bedrag invullen. Vul hier dan het bedrag in en klik op de groene “toevoegen” knop om de betaling toe te voegen.
3) Het totaaloverzicht van alle retour- en gewone betalingen. In het geval van een koppeling met Mollie of Pay, zal bij de betaalmethode “Mollie” of “Pay” te zien zijn met het betaling ID vanuit het Pay of Mollie beheerders portaal.
4) Het totaaloverzicht van de rekening inclusief de BTW percentages, kortingscodes, het betaalde bedrag en het nog openstaande bedrag.
Stap 4
Het actie-menu is ten alle tijden beschikbaar op de reserveringen lijst, het planbord zodra je een reservering open klikt en binnen de “bewerk-modus” van een reservering.
Het actie-menu kan je herkennen aan het icoon met 3 strepen. Let wel op dat dit icoon pas getoond wordt als je met je muis over het reservering overzicht heen gaat. Dit icoon is altijd rechtsboven te vinden.
Met het actie menu is het mogelijk om alle mogelijke acties met een reservering snel en gemakkelijk uit te voeren.
In de tabbladen hieronder wordt per kopje in het actie-menu elke knop verder toegelicht.
Betalingen
Factuur
Tickets
Logboek
Gastcommunicatie
Beheren
Betalingen
Toevoegen
Werkt op dezelfde manier net zoals op het scherm “Betalingen”. Het enige verschil is dat dit in een “pop-up venster” wordt geopend, zodat je dus niet helemaal in de bewerk-modus van de reservering hoeft en vervolgens naar het “Betalingen” tabblad te gaan.
Lees hier meer over.
Retourneren
Elke betaling die gedaan is kun je retourneren en zal retour geboekt worden van de rekening. Let wel op dat dit alleen mogelijk is in combinatie met een betaalprovider koppeling (Mollie of Pay).
Lees hier meer over.
Betaalverzoek
Stuur voor het openstaande bedrag handmatig een betaalverzoek via Mollie of Pay naar de gast. Let wel op dat dit alleen mogelijk is in combinatie met een betaalprovider koppeling (Mollie of Pay).
Lees hier meer over.
Rekening
Bekijk de totale rekening van de gast en de reservering. Dit ziet er hetzelfde uit als het “totaaloverzicht” in de “Betalingen” tab van de reservering.
Factuur
Factuur e-mailen
Het e-mail van een factuur naar de gast toe. Dit gaat automatisch naar het e-mailadres die in de gastinformatie is ingevuld van de reservering.
Lees hier meer over.
Factuur downloaden
Wil je de factuur nog voor de zekerheid controleren voordat je deze verstuurt naar de gast? Download de factuur dan eerst om te kijken hoe deze er uit ziet.
Lees hier meer over.
Tickets
Deze actie-menu opties zijn alleen te zien in combinatie met de “Tickets” module.
Neem contact op met support@nostium.com voor de mogelijkheden.
Lees hier meer over de ticket module.
Logboek
Notitieblok
Geeft de mogelijkheid om een interne notitie te plaatsen bij de reservering.
Lees hier meer over.
Logboekvermelding
Bekijk & maak nieuwe logboekvermeldingen op deze reservering.
Lees hier meer over.
Gastcommunicatie
E-mailen
Handmatig een e-mail versturen naar de gast via Nostium zonder gebruik te maken van een e-mail sjabloon.
Let wel dat dit wel automatisch de afzender, naam en handtekening die binnen Nostium ingesteld staat, zal gebruiken.
Historie
Historie van communicatie inzien. Soortgelijk als het logboek, maar dan alleen voor de e-mail correspondentie. Hier staan ook de standaard e-mail sjabloon mails in zoals bijvoorbeeld de reserveringsbevestiging.
Beheren
Documenten
Hier kan je documenten uploaden die bij de reservering horen voor intern gebruik. Denk hieraan bijvoorbeeld aan foto’s van deelnemers, een offerte PDF, een handmatige factuur die aangemaakt is via een facturatie software, etc.
Hier wordt verder niks mee gecommuniceerd naar de gast toe. Dit is puur om de mogelijkheid te hebben om bepaalde documenten aan een reservering te koppelen voor de goede orde.
Omzetten naar offerte
Dit is alleen mogelijk wanneer je in het bezit bent van de “Offerte Module“.
Met deze actie kan je gemakkelijk een reservering omzetten naar een offerte en andersom.
Reservering annuleren
Wanneer een gast een reservering af zegt is het van belang voor de beschikbaarheid om de reservering te annuleren. Met deze actie kun je direct een reservering annuleren. Daarnaast zal het ook direct mogelijk zijn om het aanbetaalde bedrag te retourneren in het volgende pop-up venster waarin de annulering wordt bevestigd.
Reservering kopiëren
Wanneer je een reservering in zijn geheel of maar deels wilt kopiëren is dat mogelijk met deze handeling. Je kan dan door middel van vinkjes selecteren welke onderdelen je wel- of niet wilt mee kopiëren.
Het enige wat dan nog aangepast moet worden is eventueel de gastinformatie, starttijden en het aantal personen.
Dit zal een nieuwe reservering worden onder een nieuw reserveringsnummer.
Check-in
Wanneer je gebruik maakt van een kassakoppeling zoals bijvoorbeeld Scanfie, of unTill, kan je door middel van deze actie de reservering doorsturen naar de kassa.
Lees hier meer over.
