Uitleg
Stel je wilt tijdig de bestelling aan de leverancier doorgeven voor een Gourmet of een verjaardagstaart.
Met leverancier e-mailsjablonen kunnen aankooporders automatisch worden gedeeld met leveranciers zoals cateraars en bakkers.
De sjablonen beschikken over allerlei instellingen waarmee de werkwijze kan worden afgestemd op die van de locatie en de leverancier.
Sjabloon
Het sjabloon wordt gebruikt bij het opstellen van geautomatiseerde e-mails aan de ontvanger. Aan een sjabloon kunnen meerdere activiteiten en opties worden verbonden. Dit zijn de artikelen die gecommuniceerd worden met de ontvanger.
Wat gebeurt er?
Wanneer er een nieuwe reservering binnenkomt wordt er van de geboekte activiteiten en opties gecontroleerd of deze onderdeel zijn van een of meerdere leverancier sjablonen. Alle onderdelen van eenzelfde reservering die vallen binnen hetzelfde sjabloon, zullen als één e-mail worden gedeeld met de ontvanger. Wanneer activiteiten of opties in meerdere sjablonen terugkomen zullen deze dus als
losse aankooporders worden verstuurd.
Optioneel kan er met de vereiste reservering status worden bepaald of de aankooporder alleen verstuurd mag worden voor bevestigde reserveringen.
Vertraagd sturen
Naast het direct versturen van een aankooporder, bestaat er ook de mogelijkheid om deze vertraagd te versturen.
Met deze optie zal een bestelling pas worden gedeeld als het gekozen aantal dagen en uren is aangebroken voor aanvang van de eerste activiteit.
Handig als klanten tot een week van tevoren aanpassingen mogen maken op hun bezoek. Immers hoeven zo reeds verstuurde aankooporders niet opnieuw gedeeld te worden met de leverancier.
Mocht het toch voorkomen dat er een wijziging is aangebracht in een gedeelde reservering met de leverancier, dan kan deze opnieuw worden verstuurd. De vorige aankooporder wordt dan geannuleerd en vervangen door een actuele aankooporder.
Van beide acties ontvangt de leverancier bericht.
Wanneer een aankooporder helemaal komt te vervallen kan deze worden geannuleerd door een medewerker.
Afzender, taal en ontvanger instellen
De afzender, ontvanger en taal van het bericht zijn aanpasbaar waardoor deze kunnen worden afgestemd op het gebruik van het sjabloon.
Hoe ziet het bericht naar de leverancier er uit?
In het bericht dat de leverancier ontvangt kan een reageer knop worden meegestuurd. De leverancier kan afhankelijk van de gekozen instelling de aankooporder accepteren of weigeren.
Van het goedkeuren en weigeren kunnen optioneel notificaties worden gestuurd, zodat de locatie bericht krijgt wanneer de leverancier de aankooporder accepteert of weigert.
Het bericht dat aan de leverancier wordt gestuurd is geheel aanpasbaar. De titel wordt gebruikt als onderwerpregel.
Let op! Aankooporders is geen standaard module. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Hoe werkt het?
Stap 1
Navigeer in de back-office via het linker-menu naar [Aankooporders → Opdrachten]
In het tabel worden alle aangemaakte aankooporder sjablonen getoond.
Stap 2
Klik rechtsboven op [+ Aanmaken] om een nieuw aankooporder sjabloon aan te maken.
Stap 3
Vul alle instellingen in. Klik op de tabbladen links hieronder voor een overzicht en uitleg van alle velden en instellingen.
Details
Bevestigingen
Condities
Triggers
Afzender
Ontvanger
Details
Vul hier een duidelijk naam in voor het sjabloon. Deze naam is niet van toepassing voor de communicatie en wordt alleen gebruikt voor het tabel overzicht van de aankooporder sjablonen.
Bevestigingen
Leverancier reactie opties
Selecteer hier welke reactie mogelijkheden je de leverancier wilt geven.
Notificaties na reactie
Selecteer hier bij welke reacties van de leverancier je een notificatie wilt ontvangen.
Condities
Vereiste reserveringsstatus
Selecteer hier of de aankooporder verstuurd moet worden wanneer een reservering is aangemaakt, of pas wanneer deze bevestigd is.
Tijdstip van versturen
- Direct versturen – stuurt de aankooporder direct naar de leverancier zodra de vereiste triggers en reserveringstatussen overeen komen met het sjabloon.
- Vertraagd versturen – stuurt de aankooporder het ingestelde aantal dagen en uren nadat de vereiste triggers en reserveringstatussen overeen komen met het sjabloon.
- Cumulatief versturen – meerdere reserveringen worden gebundeld als één bestelling. Denk bijvoorbeeld aan “alle steengrillporties voor 30 maart”
Let op! Hierbij vervallen reservering specifieke placeholders
Triggers
Gekoppelde activiteiten
Selecteer hier alle activiteiten waaraan je dit aankooporder sjabloon wilt koppelen
Gekoppelde activiteitsopties
Selecteer hier alle activiteitsopties waaraan je dit aankooporder sjabloon wilt koppelen.
Afzender
Afzender naam
Vul hier de naam in van de afzender voor de e-mail. Dit is de naam die weergeven wordt op de e-mail die bij het versturen van de aankooporder wordt weergeven. Denk bijvoorbeeld aan je bedrijfsnaam.
Afzender e-mailadres
Vul hier het e-mail adres in die je wilt gebruiken voor het versturen van de aankooporder.
Ontvanger
Ontvanger naam
Vul hier de naam van de ontvanger/leverancier in.
Ontvanger e-mail adres
Vul hier het e-mailadres van de ontvanger in. Dit is het e-mail adres waar de aankooporder naartoe moet worden verstuurd.
Ontvanger taal
Selecteer welke taal gebruikt moet worden voor de aankooporder e-mail.
Stap 4
Klik boven op de “bericht” tab om het e-mail bericht aan te passen.
Stap 5
Je ziet nu een soortgelijk scherm net als e-mailsjablonen. Je kan hier de titel, hoofd en het bericht aanpassen.
Stap 6
In het bericht kun je gebruik maken van “placeholders”. Placeholders zijn dynamische waardes.
Denk bijvoorbeeld aan “Beste [naam]”, of een datum & tijd.
Deze kan je toevoegen door in het tekstveld links bovenin op de knop “placeholder” te klikken en één van de placeholders uit de lijst te selecteren.
Stap 7
Placeholders zijn ook beschikbaar in de titel van het bericht, maar werken net iets anders dan in de tekstvelden voor het hoofd en bericht.
In het titel veld moet je deze namelijk handmatig in typen. Het gaat om de volgende twee placeholders:
- Volgnummer – Dit is de volgnummer van de aankooporder en kan je invullen voor %volgnummer% in het veld te typen
- Locatie naam – Dit is de naam van jouw locatie in Nostium. Deze vul je in door %locatie_naam% in het veld te typen
Voorbeeld
Bestelling %volgnummer% van %locatie_naam% ziet er dan als volgt uit: “Bestelling 1 van Mega Fun Factory”
Het volgnummer zal automatisch optellen aan de hand van het aantal bestellingen dat met dit aankooporder sjabloon is verstuurd.
Stap 8
Scroll naar beneden en klik op bijwerken.
Stap 9
Alle automatisch verstuurde aankooporders kan je verder inzien wanneer je in de back-office via het linker-menu navigeert naar [Aankooporders → Bestellingen]
