Uitleg
Wanneer een activiteit in meerdere accommodaties kan plaats vinden, is dat mogelijk om in te stellen op een activiteit door middel van accommodatie groepen.
In plaats van een enkele accommodatie, wordt er een accommodatie groep aan gekoppeld waar meerdere accommodaties in zitten.
Het systeem zal bij nieuwe reserveringen automatisch de eerst beschikbare accommodatie binnen de accommodatie groep selecteren, op volgorde van de accommodaties in de accommodatie groep. Dit zorgt ervoor dat een ruimte eerst zo veel mogelijk wordt volgeboekt voordat de opvolgende accommodaties in de volgorde worden ingezet.
Dit is bijvoorbeeld handig als je een bowlingbaan hebt met een beneden- en boven verdieping en je wilt dat reserveringen eerst beneden worden geplaatst.
Pas wanneer beneden geen ruimte meer beschikbaar heeft, worden reserveringen boven geplaatst.
Belangrijk! Activiteiten kunnen nooit gelijktijdig in twee accommodaties plaatsvinden. Alle units (of beschikbare plekken in geval van geen units) die nodig zijn om de activiteit te faciliteren moeten dus in dezelfde accommodatie beschikbaar zijn. Is dat niet het geval? Dan gaat het systeem verder kijken naar de opvolgende accommodaties.
Let op! Het kan voorkomen dat je grote groepen wilt verdelen over meerdere accommodaties, bijvoorbeeld omdat de groep niet in één accommodatie past.
In dat geval is het mogelijk om gebruik te maken van een accommodatie groep in combinatie met tijdslot splitsing. Hiermee wordt de groep automatisch verdeeld over meerdere activiteiten en accommodaties.
Voorbeeld
Accommodatie groep aanmaken
Stap 1
Navigeer via het linker-menu naar [Ruimtes → Groepen → Accommodaties]
Stap 2
Klik rechtsboven op [+ Aanmaken]
Stap 3
Vul een duidelijk herkenbare naam in en voeg optioneel een beschrijving toe. Dit is alleen van toepassing in de back-office en wordt niet meegenomen in de gastcommunicatie.
Stap 4
Klik onder “Gekoppelde onderdelen” op [+ Nieuwe Toevoegen] om een nieuwe regel aan te maken en selecteer daarin de gewenste accommodaties.
Stap 5
Sleep door middel van het burger-icoon de accommodaties in de gewenste volgorde. Deze volgorde bepaalt welke accommodaties als eerste worden gevuld door het systeem.
Stap 6
Klik onderin op “Bijwerken” om de aangemaakte unit soorten op te slaan
Accommodatie groep instellen op activiteit
Stap 1
Navigeer via het linker-menu naar [Activiteiten → Activiteiten]
Stap 2
Klik op de betreffende activiteit om de instellingen daarvan te openen
Stap 3
Selecteer “Meerdere” in het veld “Accommodatie type”
Stap 4
Selecteer rechts van het “Accommodatie type” veld de betreffende accommodatie groep
Stap 5
Scroll helemaal naar beneden en klik op “Bijwerken” om de wijzigingen op te slaan.
