Opties – Nostium

Uitleg

Opties zijn extra’s die je toe kan voegen aan activiteiten of arrangementen. Ze kunnen worden ingezet op verschillende manieren en voor verschillende doeleinden.

Je kunt met opties bijvoorbeeld bijverkoop stimuleren, iets gratis aanbieden, vraagstelling of keuze aan een gast geven bij een reservering van een losse activiteit of een arrangement. Wanneer een optie is gekoppeld krijgt de gast tijdens het reserveren dit te zien in een extra scherm. Dit kan dus invloed hebben op de totale eindprijs die de gast zal betalen.

Opties kunnen ook “onzichtbaar” zijn voor de gast en alleen voor interne doeleinden worden gebruikt. Wanneer bijvoorbeeld iets wat onnodig is om te communiceren naar de gast, wel door te sturen naar de kassa.

Voorbeeld

Hoe werkt het?

Stap 1
Navigeer binnen de back-office via het linker-menu naar [Activiteiten → Opties]

Stap 2
Klik rechts bovenin op [+ Nieuwe toevoegen] om een nieuwe optie aan te maken, of klik op een bestaande in de lijst om deze te bewerken.

Een vergelijkbaar scherm zoals hierboven in het voorbeeld komt dan tevoorschijn.

In de tabbladen hieronder wordt per formulier categorie elk veld uitgelegd wat het precies doet.

Instelling	Omschrijving
Actief	Standaard staat actief aan. Indien dit uit staat, zal de optie nergens zichtbaar/bruikbaar zijn binnen het systeem.
Optie is verplicht	Dit zorgt ervoor dat de optie verplicht gekozen is en ingevuld moet worden. Dit moet aan staan indien het geen optionele keuze betreft voor de gast. Verplichte opties staan daarnaast ook altijd standaard gekoppeld aan de betreffende activiteit wanneer je als werknemer een activiteit kiest die een verplichte optie gekoppeld heeft staan.
Optie niet uitvragen aan gast	Wanneer er een optie standaard inbegrepen zit bij een bepaalde reservering met bijvoorbeeld een meerprijs, maar je dit niet wilt uitvragen aan de gast, kan het op deze manier verborgen worden, zodat het alleen intern in Nostium zichtbaar is.
Optie (zonder prijs) verbergen in samenvatting	Opties kunnen een “€0,-” prijs hebben en bijvoorbeeld alleen voor opmerkingen ingezet worden. Indien je opties zonder prijs wilt verbergen op de samenvatting van de reservering, kan deze instelling aan gezet worden.
Optie (zonder prijs) verbergen op offerte	Opties zonder prijs worden verbogen in de offerte PDF wanneer deze instelling aan staat. Dit is alleen van toepassing in combinatie met de offerte module
Optie (zonder prijs) verbergen op factuur	Facturen worden nooit automatisch verstuurd naar gasten en betreffen altijd een handmatige handeling vanuit Nostium. Met deze instelling geef je aan of opties zonder prijs wel of niet getoond moeten worden op de factuur PDF.
Optieprijs verbergen in communicatie	Wanneer je wel opties zichtbaar wilt hebben voor de gast, maar niet zozeer de meerprijs ervan wilt tonen, kan je deze instelling aan zetten. De prijs zal dan op alle plekken verborgen worden (samenvatting, bevestiging, mails, etc.)

Instelling	Omschrijving
Naam	De naam van de optie. Dit zal ook getoond worden in de gastcommunicatie (gastenportaal, mails, etc.)
Omschrijving (optioneel)	Dit veld kan gebruikt worden om de optie verder toe te lichten. Als de naam van je optie bijvoorbeeld “Kan sinaasappelsap” is, kan je hier toelichten dat het bijvoorbeeld gaat om 5 liter.
Afbeelding (optioneel)	De afbeelding wordt getoond op het gastenportaal bij de regel van de betreffende optie.

Instelling	Omschrijving
Offerte pagina	Met deze instelling koppel je een offerte pagina aan deze optie. Op het moment dat een offerte deze optie bevat, zal er een extra offerte pagina worden toegevoegd aan de offerte PDF. Lees hier meer over offerte pagina’s. Dit is alleen van toepassing in combinatie met de offerte module

Instelling	Omschrijving
Opmerkingenveld voor gast	Wanneer deze instelling aan staat, zal er een opmerkingen veld getoond worden bij de optie. Dit wordt vaak gebruikt door een optie met een €0,- prijs in te stellen, waar in de naam een vraag is ingesteld en die optioneel, of in combinatie met “optie verplicht”, verplicht ingevoerd moet worden.

Instelling	Omschrijving
Vraag aan gast (optioneel)	Extra vraag die je kan stellen. Wanneer je bijvoorbeeld een bittergarnituur optie hebt, kan je daar dus nog een extra vraag stellen zoals “hoe laat wil je de bittergarnituur ontvangen”. Standaard komt hier een vrij invoerveld (zelfde als opmerking) onder te staan op het moment dat er een vraag is ingevuld. Wanneer het veld leeg is, zal dit automatisch niet getoond worden.
Tijdslot selecit ein plaats van vrij antwoordveld	Wanneer deze instelling op “Ja” staat, zal in plaats van het vrije invoerveld een tijdslot selectie veld tevoorschijn komen. In combinatie met de vraag die als voorbeeld is gebruikt hierboven, kan je dan een tijd meegeven wanneer je de bittergarnituur wilt ontvangen.

Selecteer hier alle activiteiten, arrangementsactiviteiten en optiegroepen waar de betreffende optie aan gekoppeld moet zitten.

Een optie kan ook nergens aan gekoppeld zitten. Dit houdt in dat deze alleen handmatig door medewerkers via de back-office toegevoegd kan worden aan een reservering (indien de optie actief is).

Indien het wel een optie is waar de gast voor kan kiezen, of in ieder geval moet kunnen zien bij online reserveringen, moet de optie wel gekoppeld staan.

Stap 3
Ga naar het tabblad “Prijsinstellingen”

In de tabbladen hieronder worden alle prijsinstellingen uitgelegd.

Om de optie administratief af te kunnen handelen vragen we je de volgende velden in te voeren.

Veldnaam	Omschrijving
BTW Percentage	Geef aan welke BTW percentage voor deze optie berekend moet worden.
Omzetgroep	Geef aan op welke omzetgroep deze optie geboekt dient te worden.

Instelling	Omschrijving
Aantal units	De prijs wordt gecalculeerd op het aantal afgenomen units.
Aantal	De prijs wordt gecalculeerd op het aantal keer afgenomen.
Vaste prijs	De prijs staat vast en wordt op deze vaste prijs gecalculeerd.

Instelling	Omschrijving
Met volwassenen en kinderen	Bij deze keuze komt er een invoerveld waarbij het aantal volwassenen en kinderen kunnen opgegeven worden die de optie afnemen.
Met alleen volwassenen	Bij deze keuze komt er een invoerveld waarbij alleen het aantal volwassenen opgegeven worden kunnen worden die de optie afnemen.
Met alleen kinderen	Bij deze keuze komt er een invoerveld waarbij alleen het aantal kinderen opgegeven worden kunnen worden die de optie afnemen.
Zonder leeftijdsbepaling	Bij deze keuze komt er een invoerveld waarbij alleen het aantal personen opgegeven worden kunnen worden die de optie afnemen. (Leeftijdsklasse is hier dus niet van belang).
Zonder (ja of nee)	Bij deze keuze komt er een selectie veld waarbij de keuze ‘ja’ of ‘nee’ kan zijn.
Zonder (gelijk aan activiteit personen)	Bij deze keuze kijkt het systeem naar het aantal personen in de reservering. De optie kan uitsluitend voor al deze personen worden afgenomen.
Zonder (gelijk aan activiteit volwassenen)	Bij deze keuze kijkt het systeem naar het aantal volwassenen in de reservering. De optie kan uitsluitend voor al deze volwassenen worden afgenomen.
Zonder (gelijk aan activiteit kinderen)	Bij deze keuze kijkt het systeem naar het aantal kinderen in de reservering. De optie kan uitsluitend voor al deze kinderen worden afgenomen.
Zonder (gelijk aan aantal units)	Bij deze keuze kijkt het systeem naar het aantal units in de reservering voor de specifieke activiteit waar de optie op gekoppeld staat. Het aantal van de optie wordt dus automatisch ingevuld op basis van het aantal units.
Met aantal keer	Bij deze keuze geeft het systeem een optie om het aantal keer in te geven dat de optie moet worden afgenomen.

Vul in de volwassenen/kinderen of de vaste prijs velden de betreffende prijzen per stuk van de optie in.

De velden zullen automatisch in- of uitgeschakeld worden op basis van je “aantal opgeven” keuze.

Stap 4
Klik onderaan op de groene [Aanmaken] knop (in geval van nieuwe) of op [Bijwerken] (in geval van bestaande bewerken) om de wijzigingen op te slaan.

Stap 5
Gekoppelde opties kan je testen door de betreffende activiteit/arrangement te openen via het gastenportaal en het reserveringsproces te doorlopen.